Nájemník v kanceláři: Jak sdílené prostory ušetří firmám miliony
Kancelářské náklady jsou pro firmy jednou z největších položek rozpočtu – a často i zdrojem zbytečných výdajů. V Praze může provoz jednoho pracovního místa stát tisíce korun měsíčně. Pokud firma dlouhodobě nepoužívá část svých prostor, snadno tak přijde o miliony korun ročně.
Proč firmy platí za prázdné židle?
Vyměnit kancelář není snadné. Dlouhodobé nájemní smlouvy, náklady na stěhování a administrativní zátěž často brání firmám v rychlé reakci na změny. Přitom podle dat společnosti Savills bylo v Praze koncem roku 2024 využito jen necelých 61 % kancelářských míst.
Navíc se blíží další nejistota: umělá inteligence může v budoucnu vést ke zmenšení týmů – nebo naopak k jejich růstu. Těžko tak odhadnout, kolik metrů čtverečních bude firma potřebovat za rok či dva.
Tři cesty k řešení – a jedna chybí
1. Klasický nájem
Dlouhodobé smlouvy, fixní kapacita, malá flexibilita. Firma buď platí za nevyužité prostory, nebo nemá kam nové zaměstnance posadit.
2. Coworking
Flexibilní, ale často drahý. Poskytovatelé coworkingu navýšují ceny kvůli maržím, a navíc je v populárních lokalitách těžké sehnat volné místo.
3. Sdílení kanceláří (podnájem mezi firmami)
Právě tato třetí cesta nabízí ideální rovnováhu: flexibilitu bez příplatku, autenticitu bez anonymity a úspory bez kompromisů.
Moovin Space: Startup, který spojuje nabídku s poptávkou
Na tento trend vsadil český startup Moovin Space, který propojuje firmy s přebytkem prostor a ty, které hledají levnější alternativu k coworkingu. V ostrém provozu je už rok.
„Firmy měly nadbytečné prostory a nevěděly, jak je smysluplně využít. Právě tato zkušenost nás přivedla k nápadu založit Moovin Space,“ říká zakladatelka Michaela Novotná.
Pro koho to funguje?
- Nabízející: Firmy s 20–200 zaměstnanci a dlouhodobými nájmy.
- Poptávající: Menší týmy do 50 lidí, které nechtějí řešit infrastrukturu.
Reálné příběhy: Když kancelář sdílíte s kolegy z jiné firmy
FLO – digitální konzultanti z Karlína
„Našli jsme prostor o něco větší, než jsme potřebovali. Už od začátku jsme plánovali část otevřít i jiným firmám,“ popisuje office manažerka Maria Makarenko. Dnes sdílí asi čtvrtinu svých prostor – a ušetří odpovídající podíl nákladů.
Vitadio – startup v oblasti digitální terapie
Po zmenšení týmu zůstala část kanceláře prázdná. „Nechtěli jsme jít do anonymního coworkingu ani prostor úplně opustit,“ vysvětluje Tamara Chichua. Podnájem se ukázal jako ideální řešení.
Výhody i rizika sdílení kanceláří
✅ Výhody:
- Úspora nákladů – až desítky tisíc korun měsíčně.
- Flexibilita – krátkodobé smlouvy, možnost růstu nebo ústupu.
- Plně vybavené prostory – bez nutnosti řešit techniku, úklid či kávu.
⚠️ Na co si dát pozor:
- Nedostatek dlouhodobé jistoty – podnájem může skončit.
- Rozdílná firemní kultura – důležitá je vzájemná kompatibilita.
- Omezená možnost úprav – prostor zůstává většinou v původním designu.
Závěr: Sdílení = strategická výhoda
Sdílení kancelářských prostor není jen o úspoře peněz. Je to strategický nástroj pro firmy, které chtějí zůstat agilní, udržetelné a finančně efektivní – bez kompromisů na kvalitě pracovního prostředí.
Ať už hledáte místo pro pět lidí nebo chcete využít svůj přebytek prostoru, sdílení kanceláří může být tou správnou cestou – až k ušetřeným milionům ročně.