Kdo pronajímá přes víc kanálů, zná ten strach: host zarezervuje na Bookingu a o hodinu později jiný na vašem webu stejný termín. Řešením je propojit kalendáře přes iCal. Tady je, jak to funguje a na co si dát pozor.

Co je iCal

iCal je běžný formát kalendáře. Booking, Airbnb a většina rezervačních systémů umí obsazenost vyexportovat jako odkaz (adresu kalendáře) a naimportovat kalendář z jiného místa.

Propojení pak vypadá takto:

  • váš systém na webu si pravidelně stahuje kalendář z Bookingu a obsazené dny zavře,
  • Booking si stahuje kalendář z vašeho systému a zavře dny, které se zarezervovaly u vás.

Každý apartmán nebo pokoj má vlastní kalendář, takže se propojuje jednotka po jednotce.

Kde najdete odkaz na Bookingu

V Extranetu Bookingu je u každé jednotky v části s kalendářem volba pro synchronizaci kalendářů. Tam najdete odkaz pro export a místo, kam vložíte odkaz pro import. Přesné názvy se v Extranetu občas mění, ale princip zůstává.

Jak rychlé to je

Tady je hlavní slabina iCalu. Portály si kalendáře neobnovují okamžitě, ale v intervalech. Mezi rezervací na jednom místě a zavřením termínu na druhém tak může uběhnout nějaký čas, typicky desítky minut až několik hodin podle portálu.

Většinou to nevadí. U oblíbených termínů ale riziko dvojí rezervace existuje. Proto je dobré, když rezervační systém:

  • obnovuje kalendáře z portálů často,
  • těsně před potvrzením rezervace na webu ověří obsazenost ještě jednou,
  • vám hned pošle e-mail, kdyby se přesto něco překrylo.

Náš systém si obsazenost z portálů ověřuje znovu těsně před každou rezervací na webu.

Co iCal nepřenáší

iCal nese jen informaci „obsazeno od–do“. Nepřenáší:

  • ceny,
  • jména hostů a počty osob,
  • minimální délku pobytu,
  • zrušení s předstihem (zrušená rezervace z kalendáře zmizí až při další synchronizaci).

Ceny a pravidla proto nastavujete na každém místě zvlášť. Kdo potřebuje přenášet i ceny, potřebuje channel manager. Ten se vyplatí spíš větším penzionům a hotelům, menším ubytováním obvykle stačí iCal.

Časté chyby

Propojení jen jedním směrem. Web stahuje obsazenost z Bookingu, ale Booking z webu ne. Rezervace z webu pak na Bookingu zůstane volná.

Zapomenutá jednotka. Při přidání nového apartmánu se zapomene propojit jeho kalendář.

Ručně zavřené dny. Když termín zavřete jen na Bookingu ručně, objeví se i v exportu. Když ho ale zavřete jen v systému na webu a nemáte nastavený export, Booking o něm neví.

Starý kalendář na webu. Kalendář obsazenosti na webu, který jen ukazuje obsazenost, ale nejde v něm rezervovat. Host vidí volno, napíše a čeká na odpověď. Mezitím zarezervuje jinde.

Shrnutí

  • iCal propojí obsazenost mezi webem a portály oběma směry.
  • Neobnovuje se okamžitě, proto je důležitá kontrola těsně před rezervací.
  • Přenáší jen obsazenost, ne ceny.
  • Pro menší ubytování je to nejjednodušší a zdarma.

Propojení s portály je součástí našeho rezervačního systému a nastavíme ho za vás.