Obecné CRM umí evidovat kontakty a obchody. Realitní kancelář ale neprodává jeden produkt mnoha zákazníkům. Má na jedné straně prodávající a nemovitosti, na druhé kupující s představou, co hledají. Mezi nimi stojí makléř, který obojí spojuje. CRM, které tohle nezná, se dá použít, ale pořád ho budete obcházet.
Tady je, co realitní CRM musí umět, aby ho makléři opravdu používali.
Poptávky ze všech kanálů na jedno místo
Poptávky chodí z formuláře na webu, z portálů, e-mailem, telefonem i přes WhatsApp. Když se každý kanál řeší jinde, po týdnu nikdo neví, komu se volalo.
CRM má poptávku z webu založit samo, i s tím, odkud přišla. Telefonát má jít zapsat za pár vteřin, ideálně z mobilu hned po hovoru. Když zápis trvá déle než samotný telefonát, makléři ho přestanou dělat. O tom víc v článku Proč makléři nepoužívají CRM, které mají.
Zastupování prodávajících jako samostatný proces
Od prvního kontaktu s prodávajícím po předání klíčů vede dlouhá cesta: schůzka, odhad ceny, smlouva, příprava inzerce, prohlídky, rezervace, kupní smlouva, převod. CRM by mělo každou zakázku vést po fázích a hlídat, jak dlouho která stojí.
Smysl to má hlavně pro vedení. Případ, který se tři týdny nehnul, je vidět dřív, než se z něj stane ztracená zakázka.
Kupující s poptávkovým profilem
Kupující není jen jméno a telefon. Hledá třeba byt 2+kk do 5 milionů v konkrétní čtvrti. Když to CRM ví, ukáže hned po nabrání nové nemovitosti, komu ji nabídnout. Makléř nemusí listovat v poznámkách ani vzpomínat, kdo co hledal.
Nemovitosti s podklady
U nemovitosti chcete mít fotky, parametry, list vlastnictví, smlouvy a historii jednání na jednom místě. Ideálně tak, aby se údaje do smlouvy doplnily samy z dat zakázky a nikdo je nepřepisoval.
Nové zakázky z trhu
Velká část náběrů začíná inzerátem, který prodávající podá sám. CRM může hlídat nové inzeráty na portálech, odfiltrovat realitky a dát makléři vědět. Užitečné je i to, že si makléř inzerát zabere. Dva lidé z jedné kanceláře pak nevolají stejnému prodávajícímu.
Provize a výkon týmu
Kolik zakázek je v které fázi, kolik z nich se prodá, odkud přišli klienti, které zdroje přinášejí obchody a kolik dělá provize makléře a kanceláře. Bez toho se tým řídí podle pocitu.
Mobil
Makléř je většinu dne venku. Co nejde udělat z telefonu, se udělá večer, nebo vůbec. Mobilní verze nemusí umět všechno, ale dnešní úkoly, zápis hovoru a detail klienta musí fungovat bez zoomování.
Co je zbytečné
- Stovky polí pro všechny obory. Velká univerzální CRM se nastavují měsíce a tým se stejně vrátí k tabulce. Proč na tom nejde o licenci, popisujeme v článku Krabicové CRM není drahé kvůli licenci.
- Reporty, které nikdo neotevře. Lepší tři přehledy, podle kterých se opravdu rozhoduje, než třicet grafů.
- Funkce „pro jistotu“. Každé pole navíc je další věc, kterou musí někdo vyplnit.
Jak vybírat
Než si necháte předvést demoverzi, vezměte posledních dvacet obchodů a zapište, co vám u nich chybělo nebo co se ztratilo. Teprve s tímhle seznamem srovnávejte systémy. Postup je v článku Test na dvacet obchodů: jak vybrat CRM.
Pokud vám žádné hotové CRM nesedí, dá se postavit na míru podle toho, jak pracujete. Takové CRM stavíme pro realitní kanceláře, makléře i finanční poradce.