Test na dvacet obchodů: jak vybrat CRM bez demoverzí
Výběr CRM obvykle vypadá tak, že si firma projde tři demoverze, u každé je nadšená z něčeho jiného a nakonec se rozhodne podle ceny nebo podle toho, kdo byl na schůzce sympatičtější. Za půl roku se ukáže, že v systému nikdo nepracuje.
Problém není v tom, že by se špatně vybíralo. Problém je, že se vybírá bez zadání.
Proč demoverze nepomůže
Demoverze ukazuje, co systém umí. Vy ale potřebujete vědět něco jiného: co potřebujete vy. A to z demoverze nezjistíte, protože každá vypadá dobře, dokud do ní nezačnete zadávat vlastní data.
Navíc vás obchodní schůzka přirozeně vede k funkcím, které vypadají působivě. Reporting, dashboardy, automatické sekvence. Za rok používání zjistíte, že jste je neotevřeli – a že vám místo toho chybí poznámka, kdo klienta přivedl.
Test na dvacet obchodů
Tohle zabere jedno odpoledne a nahradí všechny demoverze.
Vezměte posledních dvacet obchodů. Ne vzorové, ne ty povedené – prostě posledních dvacet, jak šly za sebou. U každého odpovězte:
- Odkud přišel? (doporučení, web, inzerát, telefonát)
- Kdy jste se s ním spojili poprvé a kdy naposledy?
- Co bylo domluveno na poslední schůzce?
- Jaký je další krok a kdo ho má udělat?
- Čím to skončilo, a pokud nezdarem, proč?
A hlavně: u kolika z nich jste to museli hledat déle než minutu?
Co z toho vyjde
Dvě věci.
Za prvé seznam polí, která reálně potřebujete. Skoro vždycky to vyjde na pět až sedm položek. Ne čtyřicet. Když s tímhle seznamem přijdete k dodavateli, přestane to být diskuse o funkcích a začne to být diskuse o vašem procesu.
Za druhé – a to bývá cennější – zjistíte, kde se informace ztrácejí. Obvykle to není v systému, ale mezi kanály. Něco přišlo mailem, něco přes formulář, něco na WhatsApp, a nikdo neví, co je aktuální.
Pokud vám test ukáže tohle, nepotřebujete lepší CRM. Potřebujete jedno místo, kam všechno dopadá.
Jak podle toho vybírat
Se seznamem v ruce se ptejte jinak:
- Kolik kliknutí zabere zapsat jeden kontakt s těmi pěti až sedmi poli?
- Jde skrýt to, co nepoužívám, aby to nepřekáželo?
- Dostane se do systému poptávka z webu sama, nebo ji někdo musí přepsat?
- Uvidím na jedné obrazovce, co mám dnes udělat?
Pokud dodavatel na tyhle otázky odpovídá ukázkou reportingu, nemáte správného dodavatele.
A pokud vám nic nesedí
Pak má smysl uvažovat o systému na míru – ale s tím, že už máte zadání. To je zásadní rozdíl oproti situaci, kdy se vývoj začíná větou „potřebovali bychom něco na klienty“.
Zadání sepsané z dvaceti reálných obchodů je nejlevnější věc, jakou pro úspěch systému můžete udělat. Ať už si nakonec koupíte krabici, nebo ne.