Penzion má jiné potřeby než chalupa. Pronajímá pokoje, ne celý dům, cena se často počítá za osobu a k ubytování patří strava. Tady je, co by rezervační systém pro menší penzion měl umět.
Každý pokoj s vlastním kalendářem
Host si vybírá konkrétní pokoj: dvoulůžkový, třílůžkový, rodinný, apartmán. Každý potřebuje vlastní kalendář, kapacitu a cenu. Když máte víc stejných pokojů, systém by je měl umět nabízet tak, aby host nemusel zkoušet jeden po druhém.
Cena za osobu a za pokoj
Penziony mají různé ceníky:
- cena za osobu a noc,
- cena za pokoj bez ohledu na počet osob,
- jiná cena pro jednu osobu na dvoulůžkovém pokoji,
- děti do určitého věku levněji, nejmenší zdarma,
- sleva za delší pobyt nebo mimo sezónu.
Systém by měl spočítat konečnou cenu sám, podle vašeho ceníku. Host ji vidí ještě před odesláním a nemusí se ptát.
Strava jako příplatek
Snídaně, polopenze, večeře. Host si je přiobjedná při rezervaci a vy dopředu víte, kolik porcí chystat. Cena se počítá za osobu a den a připočítá se k ubytování.
Poplatek z pobytu
Poplatek obci se počítá za dospělé a noci. Systém by ho měl připočítat sám a dát vám na výběr, jestli ho host platí předem, nebo na místě. Podrobnosti v článku Poplatek z pobytu 2026.
Okamžitá rezervace, nebo žádost
Část penzionů chce, aby host zarezervoval a hned měl potvrzení. Jiné chtějí každou rezervaci nejdřív schválit, typicky kvůli skupinám, firemním hostům nebo pobytům, které se často mění.
Dobrý systém umí obojí:
- okamžitá rezervace: host zarezervuje, dostane potvrzení a pokyny k záloze,
- žádost: host pošle žádost, termín se mu podrží a vy ji potvrdíte nebo odmítnete. Výši zálohy můžete před potvrzením upravit.
Záloha bez platební brány
Nejjednodušší je záloha převodem přes QR kód. Host ho naskenuje v bankovní aplikaci, částka i zpráva pro příjemce se vyplní samy a peníze přijdou rovnou na váš účet. Žádné poplatky platební bráně. Víc v článku Záloha za ubytování.
Telefon zůstává
V penzionu se pořád hodně rezervuje po telefonu. Správa by měla umožnit zapsat telefonickou rezervaci za pár vteřin, aby web ukazoval pravdu a nic se nepřekrylo.
Propojení s Bookingem
Pokud jste na Bookingu, kalendáře se propojí přes iCal pro každý pokoj zvlášť. Rezervace z Bookingu se na webu zavřou a ty z webu se propíšou na Booking. Viz Propojení kalendáře s Bookingem přes iCal.
Velký hotelový systém, nebo jednoduchý kalendář?
Hotelové systémy (PMS) umí recepci, účtování, housekeeping a channel manager. Pro penzion s pěti až deseti pokoji to bývá zbytečně složité a platí se za to měsíčně. Pokud nepotřebujete přenášet ceny na portály automaticky, obvykle stačí rezervační kalendář na webu propojený přes iCal. Srovnání nákladů najdete v článku Měsíční předplatné, nebo jednorázový systém.
Shrnutí
Pro penzion je důležité: kalendář každého pokoje, cena za osobu i děti, strava jako příplatek, poplatek z pobytu, záloha přes QR kód a možnost rezervace nejdřív potvrdit.
Kalendář pokojů, cenu za osobu i děti, stravu, poplatek z pobytu, zálohu přes QR kód i potvrzování žádostí umí náš rezervační systém. Vyzkoušejte si ukázku.